Kompetenz und überwachte Sicherheit

Kompetente bvse-Unternehmen haben sich in Form des bvse-Ausschusses „Akten- und Datenträgervernichtung“ die Behandlung von Spezialfragen in der Datenträgervernichtung üben den bisherigen Sachstand hinaus zur Aufgabe gemacht. Hierzu gehört neben der allgemeinen Aufklärungsarbeit für die bvse-Mitglieder und deren Kunden vor allem die Prüfung möglicher Einflussnahmen auf geplante abfallwirtschaftliche Vorhaben, sowie die Erstellung von Anforderungen für den Bereich der Qualitätssicherung und Zertifizierung (Audit „Akten- und Datenträgervernichtung“ über die bvse-Entsorgergemeinschaft). Der bvse hat zudem eine Liste derjenigen Mitgliedsunternehmen erstellt, die auf dem Sektor der Akten- und Datenträgervernichtung als Fachfirmen tätig sind.Nach eigenen Angaben vernichten diese Unternehmen

• gemäß Bundesdatenschutzgesetz
• bedienen sie sich zur Vernichtung keiner Subunter-nehmer
• vernichten nach DIN 32757

Die nach Bundesländern geordnete Adressliste erleichtert das Auffinden des nächstgelegenen Fachunternehmens. Das Verzeichnis ist über die bvse-Geschäftsstelle erhältlich.

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen

Über folgende Zeiträume sind geschäftliche Unterlagen aufzubewahren:

10 Jahre:

• alle im Rahmen der Buchhaltung angelegten Geschäftsbücher bzw. Konten, gleichgültig, ob sie gebunden oder in Lose-Blatt-Form bzw. Karteiform geführt werden
  
• Inventare (Bestandsaufnahmen des Anlage- und Vorratsvermögens, Lagerbücher und –karteien) und Jahresabschlüsse (Bilanz- und Gewinn- und Verlustrechung sowie Bilanzanlagen, z.B. Verzeichnisse des Anlagevermögens und Abschreibungslisten

6 Jahre:

• andere Unterlagen wie Geschäftskorrespondenz (empfangene Briefe und Kopien der abgesandten Briefe), Buchungsbelege (Rechnungen, Lieferscheine, Quittungen, Bankauszüge, Auftragsbücher u.ä.), Verträge, Prüfungsberichte, Lohnabrechnungsunterlagen usw.

Nach Ablauf der Fristen brauchen Unterlagen nur noch aufbewahrt zu werden, wenn sie für eine begonnene Außenprüfung, für eine vorläufige Steuerfestsetzung, für angängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen, für ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren oder zur Begründung von Anträgen des Steuerzahlers bedeutsam sind.


Zuständigkeiten

Für die Zuständigkeit hinsichtlich der Datenschutz-Kontrolle gilt:

• Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz
  ist zuständig für die Behörden der Bundesverwaltung und die sonstigen öffentlich Stellen des Bundes, auch der bundesunmittelbaren Körperschaften, z.B. im Bereich der sozialen Sicherung.
  
• Die Landesbeauftragten für Datenschutz
  sind zuständig für die Behörden der Landesverwaltung und die sonstigen öffentlichen Stellen des Landes, wozu auch die Kommunalverwaltungen gehören.
  
• Die Aufsichtsbehörden der Länder
  sind zuständig für alle nicht-öffentlichen Stellen in ihrem örtlichen Zuständigkeitsbereich.

Wer die Zuständigkeit im Einzelfall nicht übersieht, kann sich mit seinem Anliegen an jede der im folgenden unter Behördenanschriften genannten Datenschutz-Kontrollinstitutionen wenden, die dann die Eingabe an die zuständige Stelle weiterleitet.

Der betriebliche Datenschutzbeauftragte
ist ein internes Organ der Selbstkontrolle. Jede nicht-öffentliche Stelle, die personenbezogene Daten verarbeitet, hat einen betrieblichen Datenschutzbeauftragten zu bestellen.

Der betriebliche Datenschutzbeauftragte stellt ein wesentliches Bindeglied zum entsorgenden Unternehmen dar.