Aktenschutz ist Datenschutz - Forsa-Umfrage

Wenn es um den Datenschutz geht, vertrauen die Deutschen den Krankenkassen, Banken, Ärzten und Krankenhäusern am meisten. So das Ergebnis einer repräsentativen Umfrage des Meinungsforschungsinstituts Forsa. Dabei gaben etwa drei von vier Befragten an, dass sie großes Vertrauen in die Datenschutzmaßnahmen von Banken und Institutionen des Gesundheitswesens haben. Doch wie sieht das bei kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) aus, die ebenfalls immer mehr persönliche Daten von Kunden oder Klienten erheben, speichern und verarbeiten?

Thomas Sander, Geschäftsführer REISSWOLF Deutschland GmbH

„Hier ist noch Luft nach oben“, weiß Thomas Sander, Geschäftsführer der REISSWOLF Deutschland GmbH, einem der führenden Unternehmen für die datenschutzkonforme Aufbewahrung und Vernichtung von Akten und Daten. Vielen Firmen fehle es an Know-how, an Räumlichkeiten zur Aufbewahrung, an finanziellen Mitteln und/oder an ausreichend ausgebildetem Personal. Die Folge: Besonders die so genannten KMU machen sich in Sachen Datensicherheit angreifbar. Und das in einem Land, in dem jeder Betrieb mit mehr als zehn Mitarbeitern, der personenbezogene Daten verarbeitet, gesetzlich verpflichtet ist, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen.

Im Gegensatz zu großen Unternehmen und Konzernen, wo längst auch interne Kennzahlen, Entwürfe und Konzepte zum schützenswerten Betriebskapital zählen und entsprechend gesichert werden – würde so mancher Verantwortliche in KMU zwar seine Pflicht gerne erfüllen, weiß aber nicht, wie. Das beginnt schon mit Fragen wie: „Welche Unterlagen sind überhaupt betroffen?“ und „Wie lange müssen sie aufbewahrt werden, und was heißt eigentlich ‚sicher’?“

Thomas Sander nennt Beispiele: „In jedem Unternehmen gibt es Personalakten. Hier gilt eine Aufbewahrungspflicht von teilweise bis zu 30 Jahren. Bei Unterlagen für das Finanzamt sind es zehn. Andere Dokumente wie Mietverträge müssen nach Vertragsende noch sechs Jahre lang archiviert werden.“ Doch es geht nicht nur darum, dass jemand die Übersicht über die Fristen behält und nach deren Ablauf darauf achtet, dass die Papiere nicht im Altpapier landen. Es geht vor allem darum, dass viele Archive nicht adäquat ausgestattet oder erweiterbar sind. „Seien wir ehrlich: Wie viele Akten stapeln sich in staubigen Kellern ohne angemessene Sicherheitsvorkehrungen, etwa vor Feuer, Wasser, Einbruch? Dabei ist es so leicht, sich datenschutzkonform zu verhalten: Holen Sie sich Hilfe von außen. Gliedern Sie die Datenschutzfunktionen aus.“

Die Bestellung eines externen Datenschutzbeauftragten ist eine Möglichkeit. Er ist sowohl in der rechtlichen als auch in der technologischen Welt zu Hause und kümmert sich um alle datenschutzrelevanten Belange. Ebenfalls zu empfehlen: die Beauftragung eines Dienstleisters, der sich auf das Gebiet des externen Datenmanagements und -schutzes spezialisiert hat. Beide Lösungen gibt es zwar nicht umsonst, aber sie sind in jedem Fall billiger als die Folgen von Datenpannen, die publik werden. Sie können den Verantwortlichen im Unternehmen teuer zu stehen kommen: Die Bandbreite reicht von Bußgeldern über Schadensersatzforderungen und Unterlassungsklagen bis hin zu strafrechtlichen Konsequenzen.

Ein versierter Dienstleister ist in der Lage, die gesamte Datenabwicklung vor Ort zu analysieren und für jeden Kunden ein maßgeschneidertes Konzept zu entwickeln. Das gewährleistet, dass alle sensiblen Daten sicher gegen Zugriffe von Unbefugten verwahrt werden. Es spart Personal- und Weiterbildungskosten und garantiert (zumindest wenn man mit REISSWOLF zusammenarbeitet) jederzeit den Überblick über den gesamten Aktenbestand – egal, ob dieser in einem oder mehreren externen Archiven lagert: Via Internetzugang können sich die Auftraggeber in einen geschützten Bereich einloggen, der Online-Zugriff erfolgt unter Einsatz modernster Verschlüsselungsmethoden.

„Damit das funktioniert, werden vor der Übernahme die Rückeninformationen aller Aktenordner digital erfasst und mit Barcodes versehen. Wie in einem Online-Warenhaus kann dann jede Akte per Mausklick angezeigt und zur Auslieferung angefordert werden. Ebenfalls per Klick kann die erneute Abholung und Wiedereinlagerung in Auftrag gegeben werden.“ Jede Aktenbewegung wird dokumentiert und ist so nachvollziehbar. Der Transport erfolgt in eigenen Sicherheitsfahrzeugen. Auch die Archive sind rundum gesichert: Sie verfügen über Zutrittskontrollen, Einbruch- und Brandmeldeanlagen, um nur einige der REISSWOLF Standards zu nennen. Und wenn die Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind? „Dann wird dies dem Auftraggeber automatisiert mitgeteilt, und die Akten, CD oder auch Festplatten werden nach seiner Freigabe professionell vernichtet. Danach bleiben von einem Aktenordner nur winzige Papierschnipsel übrig, von einer Festplatte feines Granulat. Die wieder zusammenzusetzen ist unmöglich.“

REISSWOLF Deutschland ist einer der führenden Anbieter von Sicherheitskonzepten für die datenschutzkonforme Aufbewahrung, Verwaltung und Vernichtung von Akten und Datenträgern in Europa. 68 Unternehmen in 26 Ländern gehören zur REISSWOLF Gruppe, davon 16 Kooperationspartner in Deutschland sowie 52 Franchise-Partner im Ausland. Branchen wie Banken und Versicherungen, öffentliche Einrichtungen wie Ministerien, Schulen und Gemeinden, aber auch Krankenhäuser, Rechtsanwälte, Steuerberater, Industrie und Gewerbetreibende vertrauen den hohen Standards und kundenorientierten Sicherheitslösungen von REISSWOLF.