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Sorgfältige Aktenvernichtung gehört zum kleinen Einmaleins der guten Geschäftsführung

Datenschutzpannen gehören zum Unternehmensalltag. Immer noch wird vielerorts leichtsinnig mit dem Thema Aktenvernichtung umgegangen. Spektakulär war im Februar der Fall, dass im thüringischen Dermbach offenbar Krankenhausakten als Konfettimaterial genutzt wurden.

Eigentlich müsste sich herumgesprochen haben, dass es inzwischen zum kleinen Einmaleins der guten Geschäftsführung gehört, mit Daten, egal ob in analoger oder digitaler Form, sorgfältig umzugehen. Das gilt besonders, wenn diese Daten nicht mehr benötigt und daher vernichtet werden sollen. Dabei kommt es für die Unternehmen darauf an, qualifizierte Dienstleister aus dem Bereich der Akten- und Datenträgervernichtung auszuwählen. Bei der Vielzahl der Anbieter durchaus keine leichte Aufgabe.

Das bestätigen auch die Geschäftsführer von Reisswolf Bonn AKTEX GmbH Stefan Jerger und Martin Dinier. "Wir haben in unseren Gesprächen festgestellt, dass unsere Kundenzielgruppe verstärkt nach einer Orientierung sucht, fach- und sachkundige Unternehmen aus dem Bereich der Akten- und Datenträgervernichtung auswählen zu können. Der Preis dient dazu nur bedingt als Orientierungshilfe. Wir haben daher eine Lösung gesucht, die einerseits diesem Kundeninteresse Rechnung trägt und andererseits auch unseren qualitativen Ansprüchen genügt", berichten Jerger und Dinier. Die Geschäftsführer haben sich daher eingehend mit der Problematik beschäftigt, wie sie ihren potenziellen Kunden einen seriösen Hinweis darauf geben können, dass sich ihr Unternehmen in Sachen Qualität, Know-how und Leistungsfähigkeit nicht zu verstecken braucht. Ins Zentrum der Überlegung rückte sehr schnell eine qualifizierte und unabhängige Zertifizierung.

Das bvse-Qualitätssiegel Akten- und Datenträgervernichtung erfüllte diese Voraussetzungen. Die Zertifizierungskriterien setzen das Entsorgungsfachbe-triebe-Zertifikat voraus und verlangen von den Fachbetrieben zusätzlich deutlich weitergehende Anforderungen, die den speziellen Bereich der Akten-und Datenvernichtung und insbesondere die DIN 66399 betreffen. "Als wir uns für die Zertifizierung entschieden haben, waren wir uns nicht so sicher, ob die Nutzen/Aufwand-Relation in einem vernünftigen Verhältnis steht", räumen Jerger (li.) und Dinier (mi.), hier bei der Zertifikatsübergabe durch bvse-Vizepräsident Björn Becker (re.), ein. Schließlich war das Unternehmen schon gut im Markt positioniert und auch als Entsorgungsfachbetrieb zertifiziert.

"Rückblickend betrachtet war es aber die absolut richtige Entscheidung. Wir können eine positive Bilanz ziehen", betonen die beiden Reisswolf-Geschäftsführer. Es gebe nicht nur potenziellen Neukunden eine Orientierung, sondern auch die Bestandskunden legten Wert auf eine unabhängige und qualifizierte Überprüfung unserer Leistungsfähigkeit. Inzwischen haben auch Reisswolf-Unternehmen in Köln, Hannover und Schwerin sich diesem Beispiel angeschlossen.

Das bvse-Qualitätssiegel bietet außerdem eine unabhängige Zertifizierung, denn es ist das Branchensiegel des bvse-Fachverband Akten- und Datenträgervernichtung, dem sich mehr als hundert Dienstleister deutschlandweit angeschlossen haben. Dieses Argument überzeugte auch die A. & P. Drekopf GmbH in Mönchengladbach. "Die Branche muss sich an den Kundeninteressen orientieren. Der Datenschutz spielt bei den Unternehmen eine immer größer werdende Rolle, gleichzeitig stehen die Verantwortlichen in größeren, mittleren und auch kleinen Unternehmen vor dem Problem, aus der Vielzahl oftmals ungenügend ausgestatteter oder schlecht qualifizierter Anbieter einen guten Dienstleister herauszufiltern", meint Geschäftsführer Thomas Haubrichs.

"Datenschutzpannen sind schließlich nicht nur für die Medien ein gefundenes Fressen. Nicht selten führen solche Unachtsamkeiten zu ernsthaften Konsequenzen oder Imageschäden, die dem Ruf eines Unternehmens oder einer Behörde lange anhaften", ergänzt Werner Wolfanger, Geschäftsführer der im Saarland tätigen Wolfanger Umweltservice GmbH. Qualifizierte Anbieter im Bereich der Akten- und Datenvernichtungsdienstleistung achten daher auf die individuellen Bedürfnisse der Kunden. Es macht eben einen großen Unterschied, ob beispielsweise ein Steuerberater, eine Anwaltskanzlei, ein Handwerksbetrieb, eine Versicherung oder ein Krankenhaus eine Lösung für die sichere Vernichtung sensibler Daten sucht. Deshalb ist für jedes Unternehmen ein passgenaues Konzept erforderlich. Bei dessen Entwicklung müssen die Betriebsabläufe genauso berücksichtigt werden wie die Art der zu vernichtenden Dokumente. Schließlich ist nicht jedes Dokument geheim oder sicherheitsrelevant. Also muss nach sorgfältiger Prüfung festgestellt werden, nach welchen Sicherheitsstufen beziehungsweise -klassen die unterschiedlichen Dokumente vernichtet werden müssen. Entscheidend ist dabei, dass in dem Konzept Wirtschaftlichkeit und Sicherheit eine Einheit bilden, damit keine bösen Überraschungen drohen.

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